Secretaire et Regisseur - Commune de Saint Paul les Dax H/F - Communes

Sous l'autorité du responsable du service Culture, vous assurez des missions polyvalentes de secrétariat, de gestion administrative et de régie de recettes pour l'école municipale de musique et de danse.

Vous contribuez au bon fonctionnement du service en assurant l'accueil et l'accompagnement des usagers, le suivi administratif des activités de l'école, la gestion des recettes ainsi que le soutien à l'organisation des manifestations et de la saison culturelle.

Vous travaillez en étroite collaboration avec le responsable du service, l'équipe pédagogique, les services municipaux et les différents partenaires culturels, afin de garantir un accueil de qualité et la continuité du service public.

Missions ou activités
1. Secrétariat et gestion administrative de l'école de musique et de danse
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des élèves, des familles et des enseignants.
- Renseigner les usagers sur les activités, les modalités d'inscription et le fonctionnement de l'école.
- Gérer les inscriptions et assurer le suivi des dossiers administratifs des élèves.
- Assurer le suivi des plannings, des activités et des relations avec l'équipe pédagogique.
- Rédiger les courriers, courriels et documents administratifs.
- Assurer le classement, l'archivage et le suivi des dossiers.
- Assurer la gestion de la régie de recettes : encaissement des droits d'inscription et suivi des opérations dans le respect des procédures en vigueur.
2. Secrétariat et soutien administratif du service Culture
- Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des demandes.
- Réceptionner, traiter et assurer le suivi des courriers et courriels.
- Rédiger, mettre en forme et suivre les documents administratifs.
- Assurer le suivi administratif et le classement des dossiers du service.
- Participer à la préparation et à l'organisation administrative des manifestations culturelles et de la saison culturelle.
- Assurer l'engagement des dépenses et le suivi administratif des opérations comptables.
- Faciliter la circulation des informations entre le service Culture, les services municipaux et les partenaires extérieurs.
3. Participation à la vie culturelle de la commune
- Apporter un appui logistique et administratif lors des manifestations culturelles.
- Participer ponctuellement à la gestion de la billetterie des spectacles, notamment en soirée et le week-end.
- Contribuer à la qualité de l'accueil et à la valorisation des activités culturelles proposées par la commune.

Compétences et connaissances requises :
- Formation ou expérience dans le domaine du secrétariat, de l'assistanat administratif ou de la gestion administrative.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion administrative.
- Bonnes capacités rédactionnelles et maîtrise des techniques de communication écrite et orale.
- Connaissances en gestion administrative et comptable.
- Une connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des règles de la comptabilité publique serait appréciée.
- Une expérience en gestion de régie de recettes constituerait un atout.
- Un intérêt pour le domaine culturel et le fonctionnement d'une école de musique et de danse.
Savoir-être et qualités professionnelles :
- Sens de l'accueil, de l'écoute et du service public.
- Rigueur, organisation et méthode dans le suivi des dossiers.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Autonomie, polyvalence et capacité d'adaptation.
- Bon relationnel et aptitude au travail en équipe.
- Capacité à gérer les priorités et à faire face à des sollicitations variées.

• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Classement des dossiers
• Techniques de communication
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Recettes
• Encaissement
• Permanence téléphonique
• Capacité d'adaptation
• Confidentialité
• Gestion administrative