Gestionnaire des Formations - Creps - Site Asacal 40 H/F - Centre de Ressources d Expertise et de P

Le (la) gestionnaire des formations est chargé(e) du suivi administratif d'un portefeuille de formations, de la recherche et du suivi des financements des stagiaires, et de l'assistance administrative des coordonnateurs de la formation. Dans le cadre de l'Unité de Formation des Apprentis en partenariat avec le CFA du CREPS de POITIERS, Il (elle) participe aux tâches administratives de l'UFA pour les apprentis au sein des formations BPJEPS ou DEJEPS inclus dans son portefeuille. La participation à l'organisation de temps forts (journées portes ouvertes, forums, colloque, etc.) peut entraîner des variations du planning de travail.Activités principales :- Accueil du public sur le site ACASAL- Suivi administratif et gestion logistique des formations- Suivi des dossiers de financement des apprenants- Secrétariat des coordonnateurs/formateurs- Suivi du processus Formation de la démarche qualité- Participation au suivi Logistique du site ACASALCette liste est non limitative. Elle peut être complétée suivant l'activité du département Formation après validation du Directeur de l'établissement.Tâches principales :Accueil, information et orientation du public par entretien téléphonique, par courriel et en présentiel.Suivi administratif des formations et des stagiaires en amont (dossiers, convocations, etc.), durant la formation (émargements, certifications, etc.), en aval (résultats, suivi de cohortes). Ce suivi s'effectue, en étroite relation avec les coordonnateurs des formations, selon les procédures identifiées dans le processus formation validé par la norme ISO 9001, 14001 et QUALIOPI :- toutes opérations de secrétariat administratif- archivage régulier- relations avec la DRAJES.- relations avec les collègues du département formation et des services financiers en interne.- suivi de la réglementation des formations- mise à jour des données relatives aux formations (fiches info du site internet du CREPS et du site d'Aquitaine Cap Métiers,.).Recherche et suivi des dossiers de financement des frais pédagogiques et des dossiers de rémunération des stagiaires :- études individualisées pour chaque stagiaire- réalisation des devis et des plans de formation individualisés- suivi des recettes des formations- montage des dossiers de financement en relation avec les organismes financeurs (Missions Locales, Pôle Emploi, Conseils Régionaux et Départementaux, Assistantes sociales, MDSI, OPCA, employeurs, DRAJES, etc.).- suivi du parcours des stagiaires et de leurs dossiers (dont les dossiers de rémunération des stagiaires) tout au long de la formation et jusqu'à six mois après - aide et suivi social si nécessaire.- travail avec les services financiers du CREPSSecrétariat des coordonnateurs/formateurs- tâches courantes (préparation des documents administratifs, rédaction et traitement des courriers papier.)- participation aux épreuves de sélection, aux certifications, aux jurys.Une appétence spécifique aux métiers de l'encadrement du surf sera appréciée par le jury.Ces tâches impliquent de connaître également les formations gérées par les collègues afin de pallier leur absence le cas échéant. Elles s'inscrivent dans le processus formation défini dans le cadre de la démarche qualité du CREPS (Fiches reflexes département formation).Par ailleurs, ces tâches ne sont pas exhaustives. D'autres tâches en lien avec l'activité du département Formation ou de l'établissement peuvent être demandées après validation du Directeur de l'établissement.

Experience: 1 An(s)Compétences: Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Techniques de gestion administrative,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Contribuer à la gestion des ressources humaines,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Gérer les réservations de salles et de matériel,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Participer à l'organisation d'événements internes,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Veiller au respect des échéances administrativesQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Enseignement de disciplines sportives et d'activités de loisirsListe des qualités professionnelles:Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• Reporting
• Gestion des ressources humaines
• Logiciels bureautiques
• Contrôle qualité
• Facturation
• Traitement du courrier
• Recettes
• Réactivité