Assistant de Direction - Responsable du Secretariat General - Commune de Saint Vincent de Tyrosse H/F - 40

Sous l'autorité du Maire et du Directeur Général des Services, vous apportez une aide permanente au Maire et au Directeur Général des Services en terme d'organisation, de gestion, de communication et de suivi des dossiers administratifs.
Responsable d'un service composé de 2 agents, vous assurez la gestion des instances municipales, le secrétariat du Maire et du DGS, le traitement du courrier, et vous coordonnez des missions essentielles au fonctionnement de la collectivité.

Gestion de l'assemblée délibérante et de la vie institutionnelle de la commune :

- organisation et gestion des Conseils Municipaux
- mise en forme et envoi des convocations et notes explicatives de synthèse présentées par la Direction Générale et les responsables de services, et publicité (site, presse, affichage)
- préparation des délibérations en lien avec les différents services de la Ville
- transmission des délibérations au contrôle de légalité, ainsi qu'aux organismes et services concernés
- retranscription et diffusion du compte-rendu et procès-verbal de séance (enregistré)
- rédaction, transmission et publication des décisions, arrêtés du Maire et des actes administratifs
- tenue des registres et recueils des délibérations et des arrêtés municipaux
- diffusion du calendrier hebdomadaire des réunions et manifestations municipales
- envoi des convocations et Compte-Rendus des commissions
- participation à la veille règlementaire sur les actes administratifs pris par la collectivité

Secrétariat du Maire et du Directeur Général des Services :

- Rédaction et mise en forme de tout type de document administratif : courriers, notes, conventions,...
- Support auprès des services prescripteurs dans l'élaboration de documents administratifs
- Gestion et suivi de l'agenda du Maire
- Accueil et information des administrés et des partenaires institutionnels
- Organisation logistique des réunions

Gestion du courrier et des courriels :

- enregistrement et répartition des courriers et courriels entrants
- classement et archivage des courriers et courriels
- traitement de certains mails avec le DGS
- suivi des réponses aux administrés

Gestion des dossiers d'assurance des biens communaux :

- gestion des contrats d'assurance de la Ville, relation avec les assureurs de la commune
- déclaration de sinistres et suivi des remboursements

Cérémonies et protocole :

- Coordination logistique et administrative des manifestations institutionnelles et évènements communaux (Fêtes, voeux, commémorations, ...)
- Gestion du protocole

Missions annexes :

- Gestion des demandes de débits de boissons
- Gestion du prêt du matériel numérique aux services (PC, vidéoprojecteur, ...)
- Gestion et commande des fournitures administratives
- Participation aux Elections